Cómo Gestionar Tu Tiempo

La regla 80/20 para ser más Productivo:


¿Sabías que el 80% de tus resultados son fruto de sólo un 20% de tus acciones?

Tu felicidad y satisfacción resulta de un 20% de las cosas que haces. Por lo tanto, un 80% de las actividades a las que dedicas tu tiempo, se traducen en un 20% del resultado final. Esto se llama Principio de Pareto, que surge en el área de los números pero tiene enormes ramificaciones en otros ámbitos, incluyendo el desarrollo personal. La regla general es que el 80% de las consecuencias, proviene de un 20% de las causas. A la inversa, un 80% de las causas, provoca sólo un 20% de los efectos… (2)

Algunos ejemplos de esta regla: un 80% de las ventas de un negocio, provienen de un 20% de los productos que ofrece. El 20% de los vendedores produce un 80% de las ventas. En la música clásica, un 20% de genios compositores son responsables de un 80% de las obras que hoy escuchamos. Un 80% del poder económico está en manos de un 20% de la población. Un 80% de la gente se “informa” a partir del 20% del total de los medios de comunicación existentes. Un 20% de los criminales comete el 80% de los crímenes. Un 80% del tráfico de datos de Internet, recae en un 20% del total de sitios web. El 80% del tiempo, las personas utilizan sólo un 20% de las herramientas a su disposición. Un 20% de las aplicaciones de tu smarthphone abarcan un 80% de tu tiempo usándolo. Un 80% de tu calidad de vida, es resultado de un 20% de tus acciones.

La distribución 80/20 no es casual y obedece a una lógica más profunda, del orden de las leyes de la naturaleza.

Es útil conocer este principio y usarlo a tu favor, para ser más eficiente en cualquier área, como por ejemplo la gestión del tiempo.

Si sientes que tienes poco tiempo, la solución NO es que el día tenga más horas, como muchas personas reclaman. Puedes aplicar la regla 80/20 para administrar tu tiempo.

¿Cómo se hace?

Primer paso: saber en qué estás usando tu tiempo (a menudo desperdiciado en actividades innecesarias). Hay muchas formas de dar seguimiento a lo que haces en un día (1). Un método simple y efectivo es con una hoja de registro. Puedes poner un recordatorio cada una hora (un reloj cockoo, una alarma o algo por el estilo). Cada hora, anota en tu hoja todas las actividades que estuvieron ocupando la hora recién pasada. Este registro toma menos de un minuto. Esto mismo lo repites cada hora, todos los días, durante una o dos semanas. Este ejercicio puede ser algo tedioso al principio, pero te dará información muy valiosa de lo que realmente estás haciendo con tu tiempo.

Segundo paso: enumerar todas las actividades en una lista, y aplicar la siguiente pregunta: ¿cuáles de estas actividades, son causantes del 80% de mis resultados para tener la vida que quiero tener, o ser la persona que quiero ser?. Puedes usar tus propias palabras. Lo importante es preguntarte cuáles son realmente esenciales.

Intenta reducir hasta quedarte con un 20%. Es decir, si tu lista está compuesta por 50 actividades, deja sólo las 10 que son fundamentales. Completar los dos primeros pasos requiere una importante motivación, disciplina y compromiso con tu desarrollo personal. Por lo que el siguiente paso será relativamente simple.


Tercer paso: teniendo claras las actividades esenciales (20%), la tarea es organizar tu vida de tal manera que este 20% ocupe un 80% de tu tiempo. Como resultado, podrás hacer las cosas más lento, con más atención, más relajado y por ende más efectivamente. No hay prisa, pues estás haciendo menos cantidad de cosas, pero ser eficiente en estas actividades esenciales traerá un 80% de tus resultados. Puedes tomarte tu tiempo y hacerlas lo mejor que puedas.

Este método constituye un cambio radical, que puede tomar tiempo implementar. El sólo registro significa al menos una semana. Luego, seleccionar lo esencial puede demorar otro tanto, y finalmente hacer los cambios en tu organización será un proceso cuya duración pasa por factores internos, tales como tu motivación, y externos, como las vicisitudes de la vida, pandemias, relaciones, etc. Siempre habrá una cierta fricción al cambio, pero no esperes a que esta desaparezca para tomar acciones. Estás haciendo una inversión para ser más eficiente en lo que haces, vivir una vida más tranquila y alcanzar los resultados que deseas con un esfuerzo apropiado.

La ley del mínimo esfuerzo no significa no hacer nada, porque eso finalmente haría tu vida miserable y paradójicamente, implica mucho esfuerzo vivir una vida en la que te sientes miserable. Tampoco significa nadar contra la corriente, luchar y empujar sin descanso para obtener los resultados que quieres, porque eso agotaría tus energías y haría más difícil disfrutar el proceso, que es la vida misma. El camino de menor resistencia implica una acción consistente y concentrada en aquello que es esencial. El truco no consiste en trabajar duro, sino en trabajar inteligentemente.

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Referencias:


(1) Para más formas de registrar el uso de tu tiempo existen aplicaciones en playstore y appsore, dentro de la categoría “time tracker”.

(2) Un excelente libro en el tema: “El Principio 80/20. El secreto para lograr más con menos”, por Richard Koch.


*Foto de portada: Mark X

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